5S ist eine Arbeitsweise zur stabilen Organisation des Arbeitsplatzes, keine Foto-Challenge und kein monatlicher Punktestand. Das Lean Enterprise Institute beschreibt die fünf Schritte als Sortieren, Ordnen, Reinigen, Standardisieren und Aufrechterhalten. Gute Software muss diesen letzten Schritt besonders unterstützen: Standards sichtbar halten und Abweichungen konsequent bearbeiten.
1. Bildet das System reale Bereiche ab?
Audits finden nicht im abstrakten Werk statt, sondern an Linien, Zellen, Lagerflächen und Arbeitsplätzen. Prüfen Sie, ob Bereiche hierarchisch organisiert, per QR-Code geöffnet und auf einem Grundriss verortet werden können. Nur dann lassen sich wiederkehrende räumliche Muster erkennen.
2. Lassen sich Kataloge kontrolliert ändern?
Fragen entwickeln sich. Eine Lösung sollte Katalogversionen verwalten und bei eingereichten Audits den damaligen Stand bewahren. Andernfalls verändert eine neue Frage rückwirkend die Bedeutung historischer Ergebnisse. Fragen brauchen außerdem passende Antworttypen, N/A-Optionen und Regeln für verpflichtende Nachweise.
3. Funktioniert die Durchführung unter Shopfloor-Bedingungen?
Testen Sie die Anwendung mit Handschuhen, schwacher Verbindung und einem echten Rundgang. Wichtige Punkte sind Autosave, wiederherstellbare Entwürfe, Offline-Nachweise, große Bedienelemente und ein klarer Fortschritt. Ein perfektes Dashboard hilft wenig, wenn Auditoren vor Ort Arbeit verlieren.
4. Bleiben Nachweise im Kontext?
Fotos, Annotationen, Spracheingaben und Notizen sollten direkt an Frage und Antwort hängen. Eine lose Bildergalerie erschwert die spätere Bewertung. Klären Sie außerdem Berechtigungen und Aufbewahrung: Wer darf Nachweise sehen, ändern oder exportieren?
5. Werden Abweichungen zu Maßnahmen?
Die wichtigste Prüfung lautet: Was passiert nach einer schlechten Bewertung? Die Software sollte einen Befund mit Owner, Fälligkeit, Priorität und Abschlussnachweis führen. Der Auditbericht allein schließt keine Abweichung.
6. Sind Auswertungen handlungsorientiert?
Ein Gesamtscore kann Orientierung geben, darf aber nicht kritische Einzelfragen verdecken. Nützlich sind Trends je Bereich, wiederkehrende Abweichungen, überfällige Maßnahmen und Planerfüllung. Vergleiche zwischen Werken sind nur sinnvoll, wenn Katalog und Bewertungslogik tatsächlich vergleichbar sind.
7. Passt Governance zum Rollout?
Für mehrere Standorte brauchen Sie Rollen, zentrale Standards und lokale Verantwortlichkeit. Prüfen Sie, wie Mandanten, Werke, Katalogfreigaben und Exporte getrennt werden. Vereinbaren Sie außerdem, welche Daten exportierbar sind und wie Änderungen dokumentiert werden.
Eine fundierte Auswahl endet deshalb nicht mit einer Feature-Matrix. Lassen Sie ein vollständiges Szenario zeigen: Audit planen, per QR starten, offline Nachweise erfassen, Befund erzeugen, Maßnahme schließen und den Trend im Bereich auswerten. Genau dieser Durchstich zeigt, ob das System 5S als Verbesserungskreislauf unterstützt.